Como combinar sua lista de tarefas com o essencial
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Como combinar sua lista de tarefas com o essencial

Seus dias parecem ser muito ocupados e sua lista de tarefas repleta de tarefas infinitas? Sua agenda está cheia e seu dia de trabalho é uma corrida ininterrupta de um lado para o outro?

Se estiver, você pode ter muito o que fazer. É hora de dar um passo atrás, tomar alguns minutos e reduzir essa lista de tarefas ao essencial.

Imagine , por um momento, que você tem apenas algumas coisas em sua lista para hoje. Imagine a paz que vem desse pequeno fato simples. Agora imagine seu dia de trabalho, um dia de simplicidade, de foco, de realizações poderosas. Imagine que, em vez de fazer 10 pequenas coisas que não importam muito, você faça uma coisa que realmente terá um impacto em sua empresa, em quem você é, em seu futuro.

Agora faça acontecer. É possível, neste dia de trabalho de paz, essa produtividade Zen . Mas vai exigir foco e energia, e um pouco de teimosia. Aqui está um guia para fazer isso.

  • Concentre-se em seus objetivos . Para saber o que é essencial, primeiro você deve saber o que está tentando alcançar. Se você não tem metas, não tem como saber se uma tarefa é essencial para atingir essas metas. Reserve alguns minutos para revisar seus objetivos (ou escreva-os pela primeira vez). Onde você quer estar em 10 anos? O que você pode fazer para chegar lá este ano? O que você pode fazer nos próximos meses? E o que você pode fazer esta semana? Ao ter esses objetivos, você está se fornecendo um roteiro. Concentre-se em apenas uma meta por vez por enquanto, até que ela seja alcançada, e depois concentre-se na próxima.
  • Conheça seu valor . Se você não valoriza a si mesmo, não valorizará seu tempo. E então você dirá sim a todos os pedidos, e sua lista de tarefas sempre estará transbordando. Reserve alguns minutos para pensar sobre suas habilidades e o que você vale. Pense em quanto você deseja que valha o seu tempo. E agora, não aceite nenhum trabalho que não valha seu tempo e valor.
  • Mais retorno para seu investimento . Olhe para a sua lista de tarefas: quais tarefas lá realmente importam? Quais vão lhe dar mais dinheiro, mais reconhecimento e mais retorno no longo prazo? Coloque uma estrela ao lado dessas tarefas. Se você não tem nenhuma dessas tarefas em sua lista, considere sugerir algumas. É nisso que você deve se concentrar.
  • Elimine o resto . Agora que você sabe quais tarefas realmente importam ... veja o que você pode eliminar do resto. Alguns deles podem ser eliminados imediatamente. Algumas outras estratégias para eliminar tarefas de sua lista estão abaixo.
  • Limpe suas manhãs . Reserve um grande período de tempo todas as manhãs (a manhã inteira, se possível) para trabalhar em suas tarefas marcadas com estrela - as que realmente importam. Este é o momento de silêncio em que você pode ser realmente produtivo. Assim que a tarde chegar, as coisas provavelmente melhorarão e suas tarefas importantes podem ser adiadas. Limpe sua agenda pela manhã, não agende nada então, desligue seu telefone e e-mail, limpe sua mesa e veja o quanto você pode fazer.
  • Escolha três coisas . Se sua lista contém 20 itens, basta escolher três para hoje. Mas você quer fazer cinco ou sete? Seja implacável. Priorize e escolha apenas três. Escreva esses três em um pedaço de papel separado, e essa é a sua lista de tarefas de hoje. Certifique-se de que pelo menos um deles atinja sua meta de curto prazo para esta semana. As outras duas definitivamente devem ser tarefas com estrela - aquelas realmente importantes.
  • ** Parar reuniões . As reuniões são quase sempre uma perda de tempo. Se você os controla, elimine-os. Faça com que as pessoas relatem coisas por e-mail. Colabore usando ferramentas online. Ou faça reuniões individuais, de 5 a 10 minutos cada, se necessário, e agrupe-as em lotes de uma hora à tarde. Se você não os controla, mostre ao seu chefe por que você não deveria estar em uma reunião e o quanto você pode realizar se não tiver que ir - faça uma proposta que seu chefe não pode recusar.
  • Delegar . Dê uma outra olhada em sua lista de tarefas ... há algo lá que você não precisa fazer? Encaminhe-os para outra pessoa, seja mais acima na cadeia alimentar do que você ou abaixo, ou no mesmo nível. Não importa. Contanto que não seja você. Saiba o que precisa ser feito por você e o que não precisa.
  • Padrão para não . Em vez de aceitar todos os pedidos que vierem, aprenda a dizer não. Aceite apenas as tarefas que realmente devem ser feitas por você, que valem o seu tempo e que lhe trarão os maiores benefícios a longo prazo. Diga não a todo o resto, por mais difícil que seja. Ou adie - diga a eles para perguntarem novamente na próxima semana. Freqüentemente, a solicitação vai embora.
  • Desviar tarefas para uma pasta . Tem outras pequenas tarefas que você precisa fazer hoje que não estão em sua lista de três tarefas a fazer hoje? Coloque essas tarefas em uma pasta separada ou em outra lista e coloque-as em uma gaveta. Reserve uma hora ou mais no final do dia e processe em lote essas pequenas tarefas. Telefonemas, memorandos rápidos, papelada, o que for - você pode fazer tudo isso muito rápido, tudo de uma vez. É melhor do que espalhá-los ao longo do dia.
  • Tarefa única . Quando você vai se concentrar em uma de suas três tarefas importantes para hoje, realmente se concentre. Elimine todas as distrações, incluindo a Internet e e-mail e telefones e desordem em sua mesa. Não permita que nada interrompa. A mesma coisa se você vai ter uma reunião individual com alguém (como mencionado acima) ou processar em lote suas tarefas menores - faça uma de cada vez. A multitarefa só vai estressá-lo e torná-lo menos produtivo. Multitarefa só é realmente eficaz em uma escala maior - fazer vários projetos ao longo de um mês, digamos, em vez de várias tarefas ao mesmo tempo.
  • Definir um horário para e-mail . Esta é provavelmente a tarefa mais difícil para a maioria dos**