Como gerenciar com eficácia uma carga de trabalho pesada no trabalho
Produtividade

Como gerenciar com eficácia uma carga de trabalho pesada no trabalho

Estamos todos ocupados, mas às vezes passamos por períodos em que o trabalho se acumula e parece que nunca vai acabar.

Você pode ter uma carga de trabalho tão pesada que parece muito intimidante até mesmo começar.

Você pode ter dito sim para alguns ou muitos projetos, e agora tem medo de não conseguir entregar.

É quando você precisa fazer um dê um passo para trás, respire fundo e comece a ver o que está funcionando e o que não está funcionando.

Aqui estão 13 estratégias que você pode usar para se livrar da sobrecarga de trabalho:

1 Reconheça que você não pode fazer tudo

Muitos de nós temos a tendência de pensar que podemos fazer mais do que realmente podemos. Assumimos cada vez mais projetos e responsabilidades e assumimos diversos papéis.

Todos nós temos a oportunidade de ter e assumir mais trabalhos do que podemos razoavelmente esperar que sejam realizados. Infelizmente, nossa carga de trabalho não é estática. Mesmo agora, enquanto você está lendo este artigo, suponho que sua caixa de entrada está se enchendo de novas tarefas.

Para fazer um progresso real e eficaz, você precisa ter coragem e desenvoltura para dizer , “Isso não está funcionando”. Um reconhecimento de que você não pode fazer tudo e procurar soluções melhores.

Em qualquer momento da sua vida, é provável que muitas coisas não estejam indo de acordo com o planejado. Você deve estar disposto a ser honesto consigo mesmo e com as pessoas ao seu redor sobre o que não está funcionando para você, tanto pessoal quanto profissionalmente.

Quanto mais você exercita sua capacidade de dizer a verdade sobre o que está funcionando e o que não está funcionando , mais rápido você progredirá.

2. Concentre-se em seus pontos fortes únicos

Quer você seja um empresário, um líder ou trabalhe em equipe, cada indivíduo tem pontos fortes únicos que podem trazer para a mesa.

O desafio é que muitas pessoas acabam fazendo coisas nas quais simplesmente não são muito boas.

Na busca de alcançar seus objetivos ou entregar um projeto, as pessoas acabam fazendo tudo sozinhas ou assumindo coisas que não fazem t jogar com seus pontos fortes únicos. Isso pode resultar em frustração, sobrecarga e excesso de trabalho.

Pode significar que os projetos demoram muito mais para serem concluídos devido a lacunas de conhecimento ou simplesmente não utilizam os pontos fortes exclusivos das outras pessoas com quem você trabalha.

Geralmente, não se trata de como concluir este projeto de maneira mais eficaz, mas de quem pode ajudar a realizá-lo.

Então, quais são suas pontos fortes que garantirão que sua carga de trabalho seja entregue com mais eficácia? Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a refletir:

  • Você é um grande estrategista?
  • Você é um planejador eficaz?
  • O gerenciamento de projetos é seu ponto forte?
  • A comunicação e a aproximação das pessoas são o seu ponto forte?
  • Você é a pessoa que tem ideias?
  • A implementação é o seu ponto forte?

Pense em como você pode agregar maior valor ao seu trabalho e aos projetos que realiza.

3. Use os pontos fortes de sua equipe

Uma das maneiras mais simples de gerenciar sua carga de trabalho com eficácia é liberar seu tempo para que você leve seu mais alto nível de energia, foco e pontos fortes para cada projeto.

Delegação ou melhor trabalho em equipe é a solução.

Todo mundo tem pontos fortes únicos. É essencial pensar em equipe, em vez de trabalhar isoladamente para garantir que os projetos possam ser concluídos com eficácia. Além disso, toda vez que você doa uma tarefa ou projeto que não atende aos seus pontos fortes exclusivos, você abre uma oportunidade de fazer algo em que é mais talentoso. Isso capacitará você e aqueles ao seu redor.

Em vez de assumir todas as responsabilidades sozinho, veja com quem você pode trabalhar para fornecer os melhores resultados possíveis.

4. Reserve um tempo para planejar

“Dê-me seis horas para derrubar uma árvore e passarei as quatro primeiras afiando o machado”. - Abraham Lincoln

Uma hora de planejamento eficaz pode economizar horas de tempo. Em vez de apenas se apressar e iniciar os projetos, reserve um tempo para mapear tudo.

Você pode reservar um tempo para pensar:

  • Qual é o propósito do projeto?
  • Qual é a importância dele?
  • Quando ele precisa ser entregue até?
  • Qual é o melhor e o pior resultado para este projeto?
  • Quais são os KPIs?
  • Qual é o plano do projeto e os principais marcos?
  • Quem está trabalhando neste projeto?
  • Quais são as responsabilidades de todos?
  • Quais tolerâncias posso adicionar?
  • Quais são os estágios de revisão?
  • Quais são os desafios que podemos enfrentar e as soluções para eles esses desafios?

Ter clareza absoluta sobre o projeto, as entregas do projeto e o resultado que você deseja podem economizar muito tempo. Ele também deixa você claro quanto às prioridades e prazos, para que você possa bloquear a quantidade de tempo necessária para se concentrar e se concentrar.

5. Foco nas prioridades

Nem tudo é uma prioridade, embora muitas vezes possa parecer, no momento, que é.

Independentemente do que você esteja trabalhando, sempre há os projetos ou tarefas mais urgentes, importantes ou valiosos.

Uma ferramenta que você pode usar para maximizar sua produtividade e se concentrar em suas maiores prioridades é usar a matriz de Eisenhower. Essa ferramenta estratégica para agir nas coisas que mais importam é simples. Você separa suas ações com base em quatro possibilidades:

  1. Urgente e importante (tarefas que você fará imediatamente).
  2. Importante, mas não urgente (tarefas que você agendará para fazer mais tarde ).
  3. Urgente, mas não importante (tarefas que você delegará a outra pessoa).
  4. Nem urgente nem importante (tarefas que você eliminará).

James Clear tem uma ótima descrição sobre como usar a Matriz de Eisenhower: Como ser mais produtivo usando a caixa Eisenhower

O método que uso com meus clientes de coaching é pedir-lhes que façam um layout suas cinco principais prioridades para o dia. Então, comece com a prioridade mais importante primeiro. No final do dia, você analisa o desempenho em relação a essas prioridades.

Se você não concluiu tudo, comece no dia seguinte com sua prioridade número um.

Se você for dadas tarefas / projetos adicionais durante o dia, você precisará avaliar sua importância em relação às outras prioridades.

6. Reserve um tempo

Para manter o controle de uma carga de trabalho pesada, é importante tirar um tempo para descansar e se recuperar.

Se seus níveis de energia estão altos e sua mente e corpo estão renovados e alerta, você está em um estado de pico para lidar com uma carga de trabalho pesada.

Tire um tempo do seu dia para dar uma caminhada ou fazer algum exercício. Saia cedo quando possível e passe um tempo com as pessoas que lhe dão muita energia.

Em segundo plano, é essencial ter uma boa noite de sono e uma alimentação saudável para aguçar a mente.

Dê uma olhada neste artigo para aprender sobre A importância de programar tempo de inatividade.

7. Mantenha um equilíbrio saudável entre a vida profissional e a pessoal

Manter um equilíbrio saudável entre a vida profissional e a vida pessoal pode ser difícil. O equilíbrio que todos desejamos é muito diferente um do outro.

Já escrevi cerca de 13 dicas de equilíbrio entre vida profissional para uma vida feliz e produtiva. Trabalhar mais e mais arduamente não significa alcançar mais, especialmente se você não tem tempo para ficar com as pessoas que mais importam. A qualidade de quem você é como pessoa, os relacionamentos que você tem, o tempo que você passa no trabalho, decidindo o que é mais importante está totalmente sob seu controle.

Equilíbrio trabalho-vida é encontrar paz dentro de você para estar totalmente presente, onde quer que esteja, seja no escritório ou em casa, agora mesmo. Trata-se de escolher o que é mais importante e criar sua própria vida equilibrada.

Se você acha que não há equilíbrio suficiente, talvez seja hora de fazer uma mudança .

8. Pare de multitarefa

Multitarefa é um mito. Seu cérebro simplesmente não pode funcionar de forma eficaz fazendo mais de uma coisa por vez - pelo menos mais de uma coisa que requer atenção concentrada.

Então, obtenha sua lista de prioridades (veja o ponto anterior), faça o a coisa mais importante primeiro, depois vá para o próximo item e analise sua lista.

Quando você divide seu foco em uma infinidade de áreas diferentes, não consegue oferecer um alto desempenho de forma consistente. Você não estará totalmente presente em uma tarefa ou projeto em mãos.

Se você alocar tempo bloqueado e criar limites firmes para atividades e compromissos específicos, não se sentirá tão sobrecarregado ou sobrecarregado com tudo o que você tem que fazer.

9. Trabalho em blocos de tempo

Para manter sua energia e produzir seus melhores resultados, é essencial fazer pausas regulares.

Eu uso o método 60-60-30 sozinho e o ensino para meus clientes de coaching.

Trabalhe em um projeto por um período sustentado de 50 minutos.

Em seguida, faça uma pausa de 10 minutos. Isso pode ser dar uma caminhada, fazer um lanche saudável ou apenas ter uma conversa com alguém.

Em seguida, continue a trabalhar no projeto por mais 50 minutos.

Depois, tome mais 10 - intervalo de um minuto.

Em seguida, faça um intervalo completo de 30 minutos para desligar o trabalho. Pode ser hora de um almoço adequado, um exercício rápido, uma leitura ou uma caminhada.

Simplesmente parando um pouco, seus níveis de energia permanecem altos, a qualidade do seu trabalho melhora e você reduz o risco de se queimar.

10. Livre-se das distrações

Faça uma estimativa de quantas vezes você se distrai durante um dia normal de trabalho. Agora pegue esse número e multiplique-o por 25. De acordo com Gloria Mark em seu estudo sobre O Custo do Trabalho Interrompido, levamos em média 23 minutos e 15 segundos para retornar à tarefa original após a interrupção.

“Nossa pesquisa mostrou que a distração da atenção pode aumentar o estresse, o mau humor e diminuir a produtividade.

As distrações não apenas ocupam seu tempo durante a distração, elas podem atrapalhar seu progresso mental e foco por quase 25 minutos. Então, se você se distrai 5 vezes por dia, pode estar perdendo quase 2 horas todos os dias de trabalho produtivo e quase 10 horas todas as semanas.

Se você tem um projeto importante para trabalhar, encontre um espaço onde você não se distraia, ou tente fazer isso.

11. Dedique o tempo focado em tarefas menores

Você sabe, às vezes, você precisa simplesmente lidar com essas tarefas e agir sobre elas. Mas sempre há algo mais urgente.

Pequenas tarefas muitas vezes podem atrapalhar seus projetos mais importantes. Eles fazem parte de sua lista de tarefas diárias, mas costumam ser esquecidos por causa de prioridades mais importantes ou porque não têm interesse para você. Mas eles absorvem energia mental. Eles confundem sua mente.

Comprometa-se a passar um período específico de tempo concluindo todas as pequenas tarefas que você tem em sua lista de tarefas pendentes. Isso lhe dará paz de espírito e espaço para se concentrar mais em suas prioridades maiores.

12. Faça uma auditoria de tempo

Você sabe exatamente para onde seu tempo está indo todos os dias? Você está gastando muito tempo em certos projetos e tarefas em detrimento de oportunidades maiores?

Passe um pouco de tempo analisando onde está gastando seu tempo. Este insight o surpreenderá e lhe dará a clareza para começar a ajustar onde você concentra seu tempo e em quais projetos.

Você pode começar pegando um pedaço de papel e criando três colunas:

A coluna A é trabalho prioritário. A coluna B é um bom trabalho. A coluna C é um trabalho ou coisas de baixo valor.

A cada dia, escreva o projeto ou tarefa e o tempo gasto em cada um. Aloque esse tempo para uma das colunas.

No final da semana, registre o tempo total gasto em cada coluna.

Se você está gastando muito tempo em certos tipos de trabalho, procure mudar as coisas para que seu tempo se concentre nas colunas B e C.

13. Proteja sua confiança

É essencial proteger nossa confiança para garantir que não fiquemos oprimidos, estressados ​​e percamos a fé.

Quando você tem confiança como um recurso diário, você está em uma posição melhor para resolver problemas, aprender mais rápido, responder a qualquer coisa, ajustar-se a qualquer coisa e alcançar suas maiores oportunidades.

A confiança lhe dá a capacidade de transformar o medo em pensamento, comunicação e ação concentrados e relaxados. Essa é a chave para colocar sua mente em um estado produtivo.

Quando a confiança é alta, você pode ver claramente as possibilidades disponíveis e criar estratégias para aproveitá-las ou para resolver os desafios que enfrenta a cada dia .

Palavras finais

Uma carga de trabalho pesada pode ser difícil de lidar e pode causar estresse, exaustão e frustração contínua.

A chave é enfrentá-la de cabeça em vez de deixá-lo continuar e agravar os efeitos de longo prazo. Felizmente, você pode seguir pelo menos uma dessas dicas.

Se ficar muito pesado e afetar negativamente sua saúde física e mental, pode ser hora de falar com alguém. Em vez de lidar com isso sozinho e ficar mais infeliz, ressentido e chegar a um ponto em que simplesmente não consegue mais lidar, você precisa fazer uma mudança para sua própria sanidade.

Crédito da foto em destaque: Hannah Wei via unsplash .com